เคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะทำให้เลิกประชุมได้อย่างตรงเวลา

เคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะทำให้เลิกประชุมได้อย่างตรงเวลา

“จะห้าโมงแล้ว”

หญิงสาวคิดในใจหลังจากพลิกนาฬิกาข้อมือขึ้นมาดูเป็นครั้งที่ห้าในรอบหนึ่งชั่วโมง พร้อมกับความกังวลที่เข้ามา เพราะนี่เลยเวลาที่กำหนดไว้ในวาระการประชุมมาแล้วกว่าหนึ่งชั่วโมง และเธอยังมีงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อนเลิกงานรออยู่

การประชุมที่มีประสิทธิภาพนอกจากจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการใช้เวลาให้คุ้มค่าและอยู่ในขอบเขตที่กำหนดไว้ แต่เคยสังเกตไหมว่าการประชุมส่วนใหญ่มักจะจบไม่เคยตรงเวลาเสียที แทนที่จะเอาเวลาไปสะสางงานที่ค้างคา แต่กลับต้องมาเสียเวลาไปกับการประชุมที่จบช้ากว่ากำหนด

ถ้าการประชุมจะยืดเยื้อเพราะเหตุผลที่จำเป็นจริง ๆ เช่น หาข้อสรุปที่ลงตัวไม่ได้เสียที ก็ถือเป็นเรื่องที่ช่วยไม่ได้ แต่ถ้าสาเหตุที่การประชุมจบไม่ตรงเวลานั้นมาจากพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม ก็เป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องแก้ไขโดยด่วน เราไม่อยากให้ทุกคนต้องเสียเวลาทำงานไปกับการประชุมที่จบไม่เคยตรงตามกำหนดการ ดังนั้นเราจึงขอเสนอเทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยแก้ปัญหา และสามารถนำไปใช้จริงได้ทั้งในฝั่งของคนจัดการประชุมและฝั่งของผู้เข้าร่วมประชุม

 

 

  • เมื่อส่งวาระการประชุม ให้ส่งข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุมไปด้วย และอย่าลืมย้ำเรื่องเวลา รวมทั้งส่งอีเมลแจ้งเตือนการประชุมล่วงหน้าประมาณ 30 นาทีอีกครั้ง
  • ถ้าได้รับหน้าที่ให้ต้องดำเนินการประชุม พยายามใช้เวลาให้อยู่ในขอบเขต เพื่อไม้ให้กระทบต่อเวลาของคนอื่น
  • เริ่มการประชุมให้ตรงเวลา แต่หากเริ่มประชุมช้าก็อาจจะใช้วิธีตัดประเด็นบางอย่างที่ไม่สำคัญออกไป เพื่อให้การประชุมจบตรงเวลา ที่สำคัญพยายามอย่าให้การประชุมออกนอกประเด็นมากเกินไป
  • เมื่อได้รับวาระการประชุม ให้ทำความเข้าใจ และเตรียมตัวให้พร้อมหากมีประเด็นที่เกี่ยวข้องกับคุณโดยตรง
  • เผื่อเวลาก่อนประชุมประมาณ 10 นาที เพื่อทำธุระส่วนตัว และเข้าไปนั่งรอก่อนถึงเวลาประชุม

 

 

เทคนิคสำหรับคนจัดการประชุมที่จะช่วยให้การประชุมจบตรงเวลา

1. เน้นย้ำเรื่องเวลา เมื่อคุณส่งวาระการประชุมให้กับทุกคนทางอีเมล ให้ระบุไว้ด้วยว่าการประชุมจะเริ่มตรงตามกำหนดการพร้อมทั้งขอความร่วมมือให้ทุกคนมาตรงเวลา

2. ส่งข้อมูลให้ทำความเข้าใจก่อนเข้าประชุม ถ้ามีข้อมูลเบื้องต้นที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ ให้แนบเอกสารไปในอีเมลด้วย เพื่อที่ทุกคนจะได้ทำความเข้าใจเสียก่อนจะได้ไม่ต้องเสียเวลาอธิบายเพิ่มในที่ประชุม

3. แจ้งเตือนอีกครั้ง ส่งอีเมลแจ้งล่วงหน้าก่อนการประชุม 30 นาที เป็นการเตือนความจำเพราะบางคนทำงานเพลินก็อาจจะลืมได้ และให้ใช้โอกาสนี้ในการเน้นย้ำเรื่องการมาประชุมให้ตรงเวลาอีกด้วย

4. เริ่มการประชุมทันทีที่ถึงเวลา เพราะหลายครั้งความล่าช้าเกิดขึ้นจากการรอให้ครบองค์ประชุม ซึ่งการที่คุณเริ่มการประชุมตรงเวลายังเป็นการแสดงให้ทุกคนได้รู้ว่าคุณจริงจังกับเรื่องเวลาด้วย

5. ถ้าเริ่มช้าแล้ว ก็อย่าให้เลิกช้าอีก ถ้าบุคคลที่เป็นตัวหลักในการประชุมมาไม่ทันเวลาเริ่ม ก็เลี่ยงไม่ได้ที่ทุกคนจะต้องรอ แต่คุณก็ต้องพยายามเลิกการประชุมให้ตรงตามกำหนดการให้ได้ โดยที่อาจจะต้องยอมตัดเนื้อหาบางส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป โดยมุ่งเฉพาะประเด็นสำคัญเท่านั้น

6. อย่าปล่อยให้การประชุมออกนอกประเด็น ควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามหัวข้อและอยู่ในเวลาที่กำหนดไว้ใน Agenda ถ้ามีคนพูดนอกประเด็น หรือใช้เวลาเกินกว่ากำหนดก็เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องแจ้งให้พวกเขาทราบ

 

เทคนิคสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่จะช่วยให้การประชุมจบตรงเวลา

1. ทำความเข้าใจกับ Agenda ทุกครั้งที่ได้รับแจ้งว่าต้องเข้าร่วมประชุม ให้ทำความเข้าใจคร่าวๆ กับหัวข้อ รวมถึงตรวจดูว่ามีหัวข้อไหนบ้างที่คุณจะต้องเตรียมตัว เช่น ต้องหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อที่จะนำเสนอที่ประชุม หรือ ต้องทำ Presentation   เพราะหลายครั้งเวลาการประชุมมักจะเสียไปกับการไม่เตรียมตัวให้พร้อมของผู้เข้าร่วมประชุม

2. เผื่อเวลาทำธุระส่วนตัว หลายคนก็ยังติดนิสัยทำงานจนใกล้ถึงเวลาประชุม และยังต้องแวะไปเข้าห้องน้ำก่อนจนทำให้เข้าห้องประชุมสาย ซึ่งทำให้คนอื่นต้องมานั่งรอคุณและทำให้การประชุมจบช้าไปอีก เผื่อเวลาไว้สัก 10 นาที นอกจากคุณจะมีเวลาในการเข้าห้องน้ำ หรือไปหากาแฟดื่ม การได้ไปนั่งรอก่อนเวลาเล็กน้อยยังแสดงให้เห็นว่าคุณมีความเป็นมืออาชีพด้วย 

3. อย่าใช้เวลาเกินกำหนด ถ้าเราได้รับหน้าที่ให้ต้องดำเนินการประชุม พยายามใช้เวลาให้อยู่ในขอบเขตที่ได้รับ เพราะเวลาที่ใช้เกินไปนั้นจะไปกระทบถึงหัวข้ออื่น ซึ่งนอกจากจะทำให้การประชุมเลิกช้ากว่ากำหนดแล้วยังเป็นการไม่ให้เกียรติเวลาคนอื่นด้วย

4. หลีกเลี่ยงการพูดนอกประเด็น หลายครั้งการสนทนาเรื่องหนึ่งก็สามารถนำไปสู่การสนทนาเรื่องอื่นซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อในการประชุม พยายามพูดให้ตรงประเด็นที่สุดและถ้ารู้ตัวว่าหลุดออกนอกเรื่องก็ต้องหยุดแล้วรีบดึงบทสนทนากลับมาให้เร็วที่สุด 

 

ที่มา:
effectivemeetings.com



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม